Wikipedia:Contactpunt/Groot aantal afbeeldingen

Contactpunt Nederlandstalige Wikipedia

Het Contactpunt, ook wel genoemd "VRT" (Volunteer Response Team), is een groep mensen die vragen en klachten rond de Wikimedia projecten per email afhandelt. De contactgegevens staan hier. Het team werkt met een besloten en vertrouwelijk mailsysteem. Alle leden van het team hebben een vertrouwelijkheidsverklaring ondertekend.

Het contactpunt behandelt vooral deze onderwerpen:

• Allerlei vragen over Wikipedia en andere projecten van Wikimedia.
• Het vrijgeven van teksten of afbeeldingen. Alle inhoud op Wikipedia is vrijgegeven onder een vrije licentie. Dit wil zeggen dat alle inhoud en alle afbeeldingen overal te gebruiken zijn, maar wél met de juiste bronvermelding.

Voordat u contact opneemt het contactpunt kunt u ook terecht op deze openbaar leesbare pagina's:

• Inhoudelijke vragen of opmerkingen over artikelen kunt u stellen op de overlegpagina van artikelen.
• Als daar geen respons op komt kunt u terecht op Overleg gewenst.
• Met algemene of technische vragen kunt u terecht op de Helpdesk.

Overzicht
beheerpagina's

Deze pagina in een notendop: Stappen voor het uploaden van grote aantallen afbeeldingen waar OTRS toestemming voor nodig is:

1. Regel de toestemming met de eigenaar van de auteursrechten

2. Voor akkoord naar OTRS laten mailen door de auteursrechthebbende, met u in de cc:

3. OTRS vraagt u waarschijnlijk om ~4 proefuploads op Commons

4. Na akkoord door OTRS, kunt u of de afhandelend agent een aangepast sjabloon ontwerpen

5. OTRS-agent voegt het nummer van het ticket met de toestemming in op het sjabloon

6. Nu kunt u de rest van de bestanden uploaden, procedure met OTRS is afgerond.

Inleiding en doelstelling

Bepaalde organisaties hebben een grote collectie beeldmateriaal in hun bezit, zoals onder andere galeries, bibliotheken, archieven en musea. Deze zogenaamde GLAM-instellingen willen soms op grond van de eigen missie onderdelen van hun digitaal bezit, zoals foto's van hun voorwerpen, of foto's uit hun archief, ter beschikking stellen aan de verschillende Wikimedia-projecten. Deze meestal bijzondere en unieke afbeeldingen zijn uiteraard zeer welkom.

Deze pagina geeft inzicht hoe Wikimedianen deze GLAM instellingen kunnen helpen bij het vrijgeven van hun materiaal en het plaatsen van dat materiaal op Commons. Deze pagina handelt alleen over afbeeldingen waarop auteursrechten rusten, dus niet over afbeeldingen waarvan duidelijk is dat ze voor de start van de procedure publiek domein zijn.

Vrije inhoud

Op de Wikimedia-projecten geldt dat alle bestanden - dus ook alle foto's en andere afbeeldingen - vrij verspreidbaar dienen te zijn, en ook te gebruiken voor commerciële toepassingen. Verder moet ook elk bestand naar believen gewijzigd mogen worden. Dit vrije gebruik is vastgelegd in de licentie, waarin de vrijheden en beperkingen van het gebruik zijn vastgelegd. De rechthebbende op het auteursrecht van het bestand is de enige die zo een licentie kan verlenen.

De bestanden die op de Wikimedia-projecten gebruikt worden staan op een aparte website, Commons. De regels die daar vastgesteld zijn, zijn dan ook leidend: zowel waar het de licenties als waar het de werkwijze voor OTRS betreft. Om te kunnen controleren dat het bestand ook werkelijk onder een 'vrije licentie' valt, vraagt Wikimedia Commons om een bron van herkomst voor ieder bestand dat geüpload wordt. Bij een donatie van bestanden vanuit een GLAM-instelling, dient de instelling dan ook de licentie aan te kunnen tonen. Op de Wikimedia-projecten is geen ruimte voor bestanden die niet zijn vrijgegeven onder een licentie die verdere bewerking, verspreiding en commercieel gebruik toestaat. Bestanden zonder geldige licentie worden verwijderd. Daarbij wordt het voorzorgbeginsel gebruikt. Bestanden waarbij twijfel bestaat over de vrijheid om de afbeelding te gebruiken worden verwijderd.

De aanpak die hieronder is beschreven is bedoeld om bestanden probleemloos op Commons te plaatsen.

GLAM-instellingen en vrije licenties

GLAM-instellingen willen soms grote aantallen bestanden vrijgeven onder een vrije licentie. Het grote aantal maakt een specifieke aanpak nodig, omdat de rechthebbende van het auteursrecht zelf niet in staat is of geen tijd heeft alle bestanden op Commons te uploaden. Daarnaast geldt dat bij grote aantallen afbeeldingen extra zorgvuldig gehandeld moet worden, omdat er een groter risico is op problemen bij hergebruik buiten de Wikimedia-projecten van de vaak mooie en bijzondere afbeeldingen. Onder andere om deze redenen krijgen de GLAM-instellingen bij het uploaden vaak hulp van anderen, bijvoorbeeld van een ervaren vrijwilliger van Wikipedia of Wikimedia Commons. Dat is een persoon die zélf uiteraard niet de eigenaar van het auteursrecht op de afbeelding is. Als deze persoon afbeeldingen uploadt, gebeurt dat dan ook namens de GLAM-instelling. Bij het uploaden van afbeeldingen op Commons moet de gegeven licentie vermeld worden, inclusief de naam van de rechthebbende die bij hergebruik vermeld moet worden. Ook in dat geval moet zorgvuldig gehandeld worden, alleen al zodat de persoon die de bestanden uploadt zich kan vrijwaren van latere juridische problemen.

De registratie van de licentie en gebruiksvoorwaarden gesteld door de GLAM-instelling (vaak "toestemming" genoemd) wordt vertrouwelijk vastgelegd in het OTRS-systeem. Dit is simpel gezegd een systeem waarin mailwisselingen of overeenkomsten worden vastgelegd, met vermelding van een ticketnummer. Als het ticketnummer behorende bij een afbeelding bekend is, kan de toestemming altijd worden opgezocht, gecontroleerd of aangetoond.

Het doel van de vastlegging van de toestemming in OTRS is dus dat de vrijgave van de afbeelding door de GLAM-instelling onder de vrije licentie altijd kan worden nagekeken door iemand met toegang tot het OTRS-systeem. Het belang daarvan is als volgt:

1. Omdat afbeeldingen waarvan de rechtensituatie onduidelijk is, of die niet onder een vrije licentie vallen niet geaccepteerd worden op de Wikimedia-projecten moet de toestemming duidelijk zijn. Er wordt mee voorkomen dat de afbeeldingen op Commons worden verwijderd.
2. Bij hergebruik van de afbeelding buiten de projecten van Wikimedia vertrouwen de gebruikers op de afgegeven licentie. Als in de toekomst iemand – wie dan ook en wanneer dan ook – bezwaar maakt tegen (her)gebruik van een foto, kan via inzage in het OTRS-systeem worden aangetoond dat er toestemming is gegeven.

De vastlegging van de toestemming moet voor elke afbeelding die onderdeel is van een geüploade collectie na te zoeken zijn. De hieronder beschreven aanpak heeft dat tot doel. Afwijken van die aanpak is in overleg met een OTRS-medewerker wel mogelijk, mits aan de beschreven doelstelling wordt voldaan.

Aanpak

Indien u een groot aantal afbeeldingen wilt uploaden op Commons, bijvoorbeeld van een archief waarvan u toestemming heeft voor vrijgave of vanuit de GLAM-instelling zelf, dan handelt u als volgt, nadat u eerst deze handleiding heeft gelezen:

1. Regel de toestemming met de eigenaar van de auteursrechten
   • Zorg ervoor dat de auteursrechtensituatie van de afbeeldingen helder is. Bedenk dat alleen de rechthebbende van het auteursrecht de afbeeldingen een andere licentiestatus mag geven. Zie voor meer informatie commons:Commons:Copyright rules en commons:Commons:Licensing. Indien u twijfelt kunt u advies vragen in het WP:Auteursrechtencafé of door een mail te sturen naar permissions-nlwikimedia.org.
2. Voor akkoord naar OTRS laten mailen door de auteursrechthebbende, met u in de cc:
   • Vul de onderstaande verklaring in en stuur deze naar de rechthebbende, bijvoorbeeld de directeur van het archief of het museum dat de rechten op de afbeeldingen heeft, de werkgever van de fotograaf of de fotograaf zelf. Vraag de rechthebbende deze verklaring per e-mail te onderschrijven en door te sturen naar het OTRS mailadres: permissions-nlwikimedia.org, vanaf een verifieerbaar e-mailadres. De rechthebbende moet de eventuele lijst met afbeeldingen bij zijn of haar mail voegen als bijlage. Vraag de rechthebbende uw mailadres in de CC te vermelden.
   • De rechthebbende moet in geval van overgedragen rechten (bv in geval van erfenis, of foto's in opdracht) dit aannemelijk kunnen maken: OTRS kan vragen om hiervan een bewijs te overleggen. Doel hiervan is dat de OTRS-agent een controle uit kan voeren op het auteursrecht, de licentie en wie de rechthebbende is.
   • Vraag de rechthebbende of zorg zelf voor een heldere omschrijving van de up te loaden foto's. Dus niet: de "afbeeldingen van ome Piet", maar "de afbeeldingen van het Oost-Fries museum, gemaakt door <naam> over <onderwerp> op <datum X en Y>". Denk vooraf al goed na over de bestandsnamen: zorg voor een unieke, omschrijvende naam, niet "IMG3026".
3. OTRS vraagt u waarschijnlijk om ~4 proefuploads op Commons
   • Ga s.v.p. de bestanden nog niet uploaden op Commons, maar wacht op antwoord en verdere instructie van een OTRS-agent. Het OTRS-team streeft ernaar alle tickets binnen 4 weken te behandelen.
   • Als u met de OTRS-agent afspreekt dat u de afbeeldingen zelf gaat uploaden, zal de agent u vragen om 4 proef-uploads, die u elk in een (tijdelijke) categorie plaatst. Dit maakt verdere behandeling door de OTRS-er eenvoudiger.
   • De OTRS-agent kan ook zelf de afbeeldingen uploaden indien deze daar tijd voor heeft.
   • Vermeld op de bestandspagina van de proefuploads {{OTRS pending|year=XXXX|month=XXXXX|day=XX}}. Hiermee wordt ervoor gezorgd dat de proefuploads niet direct via een auteursrechtenschending verwijderd worden.
   • Geef de links naar de proefuploads door aan de OTRS-agent.
   • De OTRS-agent zal contact opnemen indien er nog vragen zijn: anders zal z/hij een mail sturen dat de proefupload akkoord is. Eventueel kunt u nog aanvullende instructies krijgen, zoals het gebruik van een specifieke categorie of het eerst doen van een grotere test-upload.
4. Na akkoord van de proefuploads door de OTRS agent, kunt u of de afhandelend agent een aangepast sjabloon ontwerpen
   • De OTRS-er zal u een voorbeeld laten zien van een sjabloon dat voor toestemming gemaakt kan worden.
   • Ontwerp een sjabloon op Commons voor gebruik op alle te uploaden afbeeldingen. Een alternatief is de directe vermelding van de toestemming op de bestandspagina's op Commons. In dit laatste geval moet dat gebeuren door de OTRS-agent. Daarvoor zijn botmatige behandelingen beschikbaar indien de bestanden in een categorie staan (zonder andere bestanden). Stuur het resultaat hiervan aan de OTRS-agent.
   • Als alternatief voor een sjabloon kan de OTRS-agent ook direct de toestemming bij de bestanden vermelden. Dit gebeurt in de vorm van het Sjabloon PermissionsOTRS. Dit sjabloon mag alleen geplaatst worden door OTRS-agenten.
5. OTRS-agent voegt het nummer van het ticket met de toestemming in op het sjabloon
6. Nu kunt u de rest van de bestanden uploaden, procedure met OTRS is afgerond.
   • U gaat alle bestanden uploaden. Daarna stuurt u een lijst met bestandsnamen naar OTRS zoals die op Commons zichtbaar worden, zodat de OTRS-agent desgewenst een steekproef kan nemen ter controle. Deze vastlegging is tevens bedoeld ter voorkoming van onduidelijkheden in de toekomst, mochten er vragen komen over de auteursrechten van een bepaalde foto.
   • We verzoeken u om de volledige upload binnen 30 dagen af te ronden.
   • De bestanden kunnen tenslotte uit een eventuele tijdelijke categorie verwijderd worden.
7. Verdere verwerking
   • Dank u hartelijk voor uw hulp bij het uitbreiden van Commons met bijzondere foto's, nu kunt u de afbeeldingen in gaan voegen op de diverse Wikimedia projecten.

Ik verklaar hierbij dat ik de auteur en/of de enige eigenaar van de exclusieve auteursrechten ben op de afbeeldingen (hierna "het werk" genoemd) zoals vermeld op bijgevoegde lijst met bestandsnamen.

Ik verklaar hierbij het werk te publiceren onder CC-BY-SA-4.0 en ik verklaar dat ik eenieder het recht geef om het werk te gebruiken in een commercieel product en het te wijzigen naar behoefte, zoals CC-BY-SA-4.0 voorschrijft.

https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/deed.nl

Ik ben me ervan bewust dat ik altijd de rechten van het werk behoud en het recht behoud om met mijn naam vermeld te worden volgens de CC-BY-SA-4.0.

Ik ben me ervan bewust dat ik deze verklaring niet in kan trekken, en dat de tekst permanent kan worden bewaard op een Wikimedia-project.

Uw naam, de naam zoals te vermelden bij het werk, uw functie, de datum en de plaats van ondertekening

N.B. Ingeval u de rechten op het werk heeft verkregen van iemand anders, dan dient u de verklaring van overdracht van de auteursrechten bij deze mail bij te sluiten.

(This page on Commons)

Externe links

• Nederlandse auteurswet
• Belgische auteurswet

Bronnen, noten en/of referenties